5 wirksame Tipps damit sie ihren Tag in den Griff bekommen

Kennen Sie auch diese Tage, an denen Sie sich abends fragen, was Sie eigentlich den ganzen Tag lang im Büro gemacht haben? Am Morgen hatten Sie sich noch vorgenommen ein wichtiges Kundentelefonat zu führen und ein Angebot zu schreiben, aber daraus ist mal wieder nichts geworden, weil ständig etwas dazwischen kam?

So geht es vielen meiner Trainingsteilnehmern. Sie haben das Gefühl immer nur noch Feuer zu löschen. Zu den geplanten Aufgaben kommen Sie kaum noch. Stattdessen wird die Liste der unerledigten Dinge immer länger, die Sie immer wieder vor sich her schieben.

In diesem Artikel habe ich Ihnen meine 5 wirksamsten Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Tag wieder in den Griff bekommen. Stellen Sie sich vor: Sie reagieren nicht mehr ausschließlich, sondern agieren wieder. Sie gehen mit dem guten Gefühl nach Hause einen erfolgreichen Tag verbracht zu haben. Wenn Sie das auch wollen, dann fangen Sie gleich morgen an, meine Tipps an Ihrem Arbeitsplatz umzusetzen.

 

#1 Erst die Arbeit, dann die E-Mails.

Viele Menschen machen morgens, wenn Sie ins Büro kommen einen entscheidenden Fehler. Sie holen sich eine Tasse Kaffee, starten den Computer und beginnen Ihre E-Mails zu lesen. Aber wenn Sie so in den Tag starten laufen Sie Gefahr, sich von den Mails durch den Tag treiben zu lassen. Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt dann nicht mehr. Und wenn Sie Feierabend machen, dann gehen Sie mit dem Gefühl nach Hause, wieder mal nichts geschafft zu haben.

Daher mein Tipp: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit den 3 wichtigsten Aufgaben des Tages. Erledigen Sie diese effizient, ohne sich dabei ablenken zu lassen. Danach lesen Sie erst Ihre E-Mails. Warum? So haben Sie bereits einiges geschafft und sind zufrieden, bevor der Wahnsinn beginnt.

 

#2 Alle Aufgaben an einem Ort.

Verschiedene Excel-Listen, Protokolle, unbearbeitete E-Mails, handschriftliche To-Do-Listen und kleine Zettel. Welche Möglichkeiten nutzen Sie, um Ihre Aufgaben zu notieren?

Alle? Oder zumindest mehrere? Dann sind Ihnen sicherlich bisher ab und zu Aufgaben durchgerutscht. Der Grund: Sie hatten keinen Überblick mehr. Es sind einfach zu viele Orte, an denen Sie Aufgaben notieren.

Daher mein Tipp für Sie: sammeln Sie alle Aufgaben an einem Ort. Dabei ist es im Grunde egal, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden. Hauptsache, Sie entscheiden sich für eine – und bleiben dabei. Nur, wenn Sie alle Aufgaben sammeln, können Sie einen Überblick erhalten, Prioritäten richtig setzen und in einer sinnvollen Reihenfolge erledigen.

 

#3 Planen Sie schriftlich.

Sie denken jetzt vielleicht „Ich plane meine Aufgaben ja schon.“ Aber planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich, oder nur im Kopf? Das macht nämlich einen großen Unterschied: bei Plänen, die Sie nur im Kopf erstellen, lauen Sie eher Gefahr, sie schnell wieder umzuschmeißen. Schriftliche Pläne dagegen werden eher eingehalten. Aber müssen Sie wirklich alles planen? Ja!

Mein Tipp: blocken Sie in Ihrem Kalender Zeit für Routinetätigkeiten, für Postbearbeitung (auch E-Mails) und nicht nur Besprechungen, sondern auch die Besprechungsvor- und nachbereitung. Das kommt Ihnen übertrieben vor? Es spiegelt nur die Realität wieder. Wichtig ist auch, dass Sie nicht den ganzen Tag verplanen, sondern Zeit für Unvorhergesehenes frei lassen. Denn auch das gehört aus Erfahrung dazu.

#4 Pomodoro-Technik

Sie haben viele Themen auf Ihrem Zettel, die Sie beginnen bzw. erledigen möchten und wollen an einem Tag richtig viel davon schaffen? Kein Problem mit der Pomodoro-Technik. Die Grundlage dieser Methode ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, wie Zeit für die Erledigung da ist.

Der Trick besteht also darin, die Zeit pro Aufgabe zu beschränken. Aber auch die Pausen zwischendurch sind sehr wichtig, um den Kopf frei zu bekommen für das nächste Thema.

Wenn Sie also die Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe beschränken, setzen Sie sich selbst unter Druck, diese Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Während des Zeitfensters konzentrieren Sie sich andererseits aber auch nur auf diese Aufgabe. Da Sie aber viele dieser Zeitfenster an einem Tag haben, können Sie viele verschiedene Themen bearbeiten.

Wie gehen Sie vor?

Sie bearbeiten 25 min. eine Aufgabe, dann machen Sie 5 min. Pause. Danach bearbeiten Sie wieder 25 min. lang eine Aufgabe und machen 5 min. Pause. Dann kommt die nächste Einheit mit 25 min. Arbeiten und 5 min. Pause. Nach der letzten Zeiteinheit mit 25 min. folgt eine längere Pause von 15-20 min. Dann geht es wieder von vorne los.

 

#5 Störungen reduzieren.

Kennen Sie diese Tage? Sie haben mit einer Aufgabe angefangen (z.B. wollen Sie ein Angebot schreiben), aber dann klingelt das Telefon. Sie sprechen mit dem Anrufer und danach müssen Sie erstmal überlegen, wo Sie stehen geblieben sind. Nach kurzer Zeit steht ein Kollege neben Ihnen und hat eine Frage. Dann kommt eine neue E-Mail rein. Und so geht das den ganzen Tag. Ständig werden Sie rausgerissen und kommen mit Ihrer Aufgabe nicht richtig voran. So kann sich etwas, das eigentlich nur eine Stunde dauern würde den ganzen Vormittag hinziehen. Und wenn Sie in den Feierabend gehen, haben Sie das Gefühl mal wieder nichts geschafft zu haben.

Die Lösung: reduzieren Sie Ihre Störungen bzw. Unterbrechungen. Wenn Sie konzentriert an einer Sache dran bleiben, haben Sie sie auch schnell fertig. Versuchen Sie also nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Dadurch werden Sie tatsächlich unproduktiver.

Welche Erfahrungen machen Sie in Ihrem Arbeitsalltag?

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Über die Autorin

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Kontakt:

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Meike Kranz

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Die Autorin: Christina Bodendieck berät und unterstützt Unternehmen und Selbstständige durch Akquise und Marketing-Strategien, Training und Coaching zu allen Akquise und Vertriebsthemen.  Sie gibt Workshops und hält Vorträge. Sie wollen mehr erfahren?

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